Controlar los gastos para aumentar la rentabilidad empresaria

El primer resultado de un negocio es la rentabilidad, el beneficio económico que se debe obtener como resultado de una gestión o actividad.

Ese objetivo está sujeto a presiones, condiciones y variables que no son siempre las mismas, ni dentro de la empresa ni en el entorno en el que opera. En el primer caso, el incremento del trabajo es uno de los principales factores de cambio. Pero también influyen las condiciones de la economía, la estabilidad de los precios y la competencia en el propio mercado.

Con la mira en la rentabilidad como resultado, cuidando que sea la rentabilidad proyectada al comenzar la actividad, los costos empresarios adquieren una importancia fundamental, y entre ellos son importantes los gastos, muchas veces necesarios y otras no. Lo que no debe perderse de vista es que en uno y otro caso es dinero que sale de la empresa.

Cómo discriminar los gastos

Aunque los incluimos dentro de los costos empresarios, muchos de los gastos de una empresa son habituales y algunos de ellos diarios para garantizar el funcionamiento de la organización. Otros se realizan con menor frecuencia pero suelen ser importantes en sus montos. Lo cierto es que ninguna empresa funciona sin gastos.

Un problema emergente, cuando los gastos se acumulan por el ritmo de la gestión, es que no se lleva un control absoluto y los gastos frecuentes, aunque sean de montos pequeños, llegan, al cabo de un ejercicio a una cifra que aunque no lleve a la empresa al quebranto, es importante.

La necesidad del control

Cuando los gastos son controlados, se puede saber con precisión cuáles tienen una finalidad beneficiosa y cuáles podrían reducirse o evitarse, con el consecuente ahorro. Sean fijos o variables, frecuentes o no, menores o mayores, lo que no debe ignorarse es que todo gasto es dinero que se contabilizará en la columna de los EGRESOS.

Cómo controlar los gastos

Hoy no hay sistema admnistrativo o de gestión que no pueda ser organizado y controlado por medio de la informática.

Cuando percibimos que los gastos son un problema la primera intención es reducirlos. Pero para reducirlos es imprescindible identificarlos y, antes, registrarlos Incorporar al sistema informático de la empresa un software totalmente compatible, garantiza el ordenamiento de los gastos al evitar que haya gastos no registrados. Como si se realizara un inventario, para saber luego cómo disponer de cada cosa. Se evitan cuellos de botella a futuro.

Reducir el nivel de los gastos es reducir el de los costos. Se logra un mejor nivel de planificación, mayor transparencia en el manejo y rendición de los fondos y certeza en la toma de decisiones y asignación de los recursos.

Lo único que no se debe hacer es desconocer el total de los gastos, cómo se distribuyen y cuán necesaria es cada erogación en función de las metas y la misión de la empresa.

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